Апостиль и консульская легализация документов.

Оформление заключения РЧЦ и нотификации ФСБ на товары иностранного производства сопряжено с необходимостью представления в официальные государственные органы Российской Федерации документов, заверенных иностранным юридическим лицом. Так, для получения заключения РЧЦ требуется предоставление доверенности от иностранного изготовителя на право представления технических характеристик радиоэлектронных средств (высокочастотных устройств). Обязательным условием получения нотификации ФСБ является наличие заверенных бланков нотификаций ФСБ (в случае их оформления иностранным изготовителем) или легализованной доверенности от иностранного изготовителя товаров на право предоставления характеристик средств шифрования и криптографии. Во всех перечисленных случаях документы, заверенные иностранным юридическим лицом, должны быть легализованы - т.е. должны пройти процедуру придания документам юридической силы на территории Российской Федерации.

Легализация документов в странах, присоединившихся к Гаагской конвенцией от 05 октября 1961 года, проводится в особом порядке - при помощи апостиля (удостоверительной надписи). Апостиль имеет форму квадрата со сторонами не менее 9 см. Апостиль проставляется на каждом экземпляре документа (на самом документе или на отдельном листе, скрепленном с документом и заверенным печатью выдающего органа, нотариуса). Заголовок "APOSTILLE /Convention de la Haye du 5 octobre 1961/" должен быть дан на французском языке. Сам текст апостиля может быть составлен на официальном языке выдающего органа.



Для стран, не принявших Гаагскую конвенцию (например, Китай), по-прежнему действует обязательная консульская легализация документов. Консульская легализация документов осуществляется консульскими отделами посольства Российской Федерации в стране изготовителя.



Поскольку на практике необходимость легализации чаще всего связана с необходимостью предоставления каких-либо сведений в организации, то часто встает вопрос - что же удобнее сделать: непосредственно получить легализованный документ, содержащий необходимые сведения (например, технические или криптографические характеристики товара) или оформить легализованную доверенность и на ее основании заверить документ с необходимыми сведениями самостоятельно. Рассмотрим достоинства и недостатки каждого сценария более подробно:

• Удобство использования. Легализованная доверенность дает возможность легко вносить коррективы в основной докумет на протяжении всего срока действия доверенности. В случае заверения основного документа в другой стране для внесения в него любых изменений придется каждый раз полностью повторять процедуру легализации.
• Сопутствующие расходы. В обоих случаях нужно делать перевод легализации, при прочих раных расходы на это будут одинаковые. Однако иногда (например, при регистрации нотификации ФСБ) действуют особые правила и документ с криптографическими характеристиками подается в 2х экземплярах. В то же время доверенность можно предоставить в единичном экземпляре. Разумеется, в первом случае затраты на перевод удвоятся.
• Организационные сложности. Доверенность может иметь любую форму и быть выполнена на любом языке. В то же время документ с предоставляемыми сведениями часто имеет установленную форму на русском языке (например, те же бланки нотификации ФСБ). Последнее обстоятельство может затруднять процесс заверения документа ответственными иностранными лицами по причине невозможности оформления документа на иностранном языке или в двуязычной форме, а также невозможности оформления установленной формы документа на фирменном бланке.

Также при оформлении доверенности необходимо внимательно следить за правильностью и полнотой изложенной в ней информации. К основным ошибкам при оформлении доверенностей можно отнести:

• Отсутствует перевод на русский язык, целиком или отдельных частей документа, либо перевод не заверен уполномоченной третьей стороной (нотариусом). ФСБ РФ в этом случае выдает заключение о переводе документа в неполном объеме.
• Отсутствуют подпись какой-либо из заверяющих сторон, в том числе поверенного, если это предусмотрено формой доверенности. ФСБ РФ в этом случае оформляет заключение о том, что доверенность не вступила в силу. Аналогичное заключение выдается в случае ошибки в дате выдачи или начала действия доверенности.
• Отсутствует заверение уполномоченной третьей стороной (нотариусом) личности и полномочий подписанта. ФСБ РФ в этом случае возвращает заключение об отсутствии подтверждения полномочий подписавшего доверенность лица.
• Доверенность не дает поверенному полномочий на все необходимые действия. ФСБ РФ в этом случае выдает заключение об отсутствии у заявителя прав.

Выше приведены лишь наиболее часто распространенные ошибки при заверении документов, дающие представление возможных сложностях и о необходимости знания специфических требований. При выполнении работ по оформлению заключения РЧЦ или нотификации ФСБ нашими специалистами предоставляются образцы актуальных версий доверенностей и примеры юридически верно легализованных документов для конкретной страны производства. После получения документов наши эксперты проверяют полноту их содержания, правильность их оформления и заверения, чтобы не терять время на подачу заведомо неверно оформленных документов. Также мы можем взять на себя оформление нотариальных копий документов и нотариальное заверение переводов.